Durum, İptal, İade ve Ters İşlem
Kayıt durumu
Durum, kaydın kendi yaşam döngüsündeki aşamasını belirtir. Taslak bir mali belge ile muhasebeleştirilmiş belge; hazırlanmış stok işlemi ile tamamlanmış fiziksel hareket farklı aşamalardır.
Bir durum etiketi bütün sonuçların tamamlandığını göstermez. Örneğin siparişin onayı ile teslimatın gerçekleşmesi ve alacağın kapanması ayrı değerlendirilir.
İptal ve kapatma
İptal, uygun bir kaydın ilerlemesini durduran yaşam döngüsü işlemidir; kaydın silinmesiyle aynı anlamı taşımaz. Hangi aşamada iptal edilebileceği kayıt türüne ve bağlı gerçekleşmelere bağlıdır.
Satış siparişinde kapatma, gerçekleşmiş işleri geri almak yerine kalan sürecin ilerlemesini sonlandırma anlamı taşır. İptal ile kapatma aynı sonuç değildir; bağlı bekleyen veya gerçekleşmiş kayıtlar uygunluğu etkileyebilir.
Her Arvo kaydında bütün bu işlemler bulunmaz. Tamamlanmış bir stok operasyonunu, taslağı iptal eder gibi iptal ederek geri alma şeklinde düşünmeyin.
Fiziksel iade ve mali iade
Fiziksel iade ürünün geri hareketidir. Mali iade fatura ve ilgili mali ilişkiyi düzeltir. Ürünün geri gelmesiyle para veya borç/alacak düzeltmesinin birlikte tamamlandığını varsaymayın.
Bu ayrımın asıl açıklaması Fiziksel İade ve Mali İade sayfasındadır.
Ters muhasebe kaydı
Ters kayıt, gerçekleşmiş mali kaydı karşı kayıtla geri alma yoludur. İlk mali kayıt ve ters kayıt birlikte izlenir; ilk belge yok edilmiş olmaz.
Kaynak belgeyle bağlantılı mali kayıtlarda, ilgili belgenin desteklediği düzeltme yolu önemlidir. Bağlı kapatma veya banka eşleştirmesi gibi ilişkiler ters işleme etki edebilir. Her mali kayıt için koşulsuz geri alma varsaymayın.
Düzeltmeyi nasıl düşünmelisiniz?
Önce hatanın hangi katmanda olduğunu belirleyin: ticari bilgi, fiziksel miktar veya mali sonuç. Sonra kaydın mevcut durumunu ve bağlı işlemleri değerlendirin. Taslağı düzenlemek, fiziksel iade ve mali ters kayıt birbirinin yerine kullanılamaz.