Ticari Belge, Fiziksel Hareket ve Mali Kayıt
Ticari belge neyi anlatır?
Teklif ve sipariş; tarafı, kalemleri, miktarı ve ticari şartları takip eder. Satışta teklifin onayı aynı kaydın yaşam döngüsünü ilerletir ve kaydı sipariş haline getirir. Onay sırasında ikinci bağımsız sipariş kopyası oluşturulduğu şeklinde düşünmeyin. Doğrudan başlayan sipariş de önce taslaktır.
Fatura, satış veya satın almanın faturalama boyutunu taşır. Faturanın hazırlanması ile mali sonucunun muhasebeleştirilmesi ayrı anlamlardır.
Fiziksel gerçekleşme neyi anlatır?
Teslimat, mal kabul ve stok hareketleri ürünün fiziksel girişini, çıkışını veya yer değiştirmesini izler. Stokta hazırlanan işlem ile tamamlanan hareket aynı sonuç değildir; fiziksel miktar tamamlanan hareketlerle değerlendirilir.
Her ticari iş fiziksel stok hareketi gerektirmez. Ürün veya hizmetin niteliği ve stok takibi önemlidir. Fatura, fiziksel teslimatın yerine kullanılmamalıdır.
Mali kayıt neyi anlatır?
Muhasebeleştirme, ilgili belgenin mali kaydını oluşturur. Örneğin satış faturası uygun muhasebe koşullarıyla muhasebeleştirildiğinde müşteri alacağı ve ilgili mali kayıtlar oluşur. Tedarikçi faturasında borç yönü söz konusudur.
Açık kalem kapanacak mali tutarı izler. Tahsilat veya ödeme ise para hareketinin kaydıdır; açık tutarın hangi kayıtla kapandığı mahsuplaştırma ilişkisidir.
Katmanlar nasıl ilişkilidir?
Aşağıdaki diyagram satış üzerinden kavramsal ilişkileri gösterir. Noktalı çizgiler otomatik kayıt oluşturmayı veya zorunlu işlem sırasını göstermez. Fiziksel kol gereksinime, faturalama ise ilgili koşullara bağlıdır. Para hareketi, faturadan önce avans olarak da bulunabilir.
Metinsel karşılığı: ticari kayıt fiziksel gerçekleşme ve faturalama ile ilişkilidir; bu iki kolun sonuçları ayrı kontrol edilir. Mali kayıtlardaki uygun açık kalemler, para hareketinin açık kalemiyle mahsuplaştırılarak kalan tutarı belirler.
Siparişin onayı; stok çıkışı, fatura oluşumu, muhasebeleştirme, tahsilat ve açık tutarın kapanması için tek başına tamamlanma kanıtı değildir.