Belge Çalışma Alanı
Belgeler modülü, şirket bağlamında dosyaları klasörler içinde düzenlemenizi, aramanızı, indirmenizi ve kullanıcı ya da rol bazında paylaşmanızı sağlar. Uygulama Uygulamalar → Belgeler yolundan açılır.
| Özellik | Açıklama |
|---|---|
| Klasörler | Hiyerarşik klasör yapısı oluşturma |
| Dosyalar | Seçili klasöre dosya yükleme ve indirme |
| Arama | Görünen belge ve klasörleri filtreleme |
| Paylaşım | Kullanıcıya veya role okuma/yazma yetkisi verme |
| Şirket kapsamı | Belgeler aktif şirket bağlamında tutulur |
Klasör ve dosya oluşturma
- Ekle → Klasör ile kökte veya mevcut klasörün altında klasör oluşturun.
- Dosya eklemek için hedef klasörü açın.
- Ekle → Dosya seçin ve dosyayı yükleyin.
- Dosya kartında adını, türünü ve boyutunu kontrol edin.
Dosya boyutu en fazla 25 MB olabilir. Dosya adı yol bilgisinden arındırılır; dosya aktif şirketin seçili klasörüne kaydedilir.
Arama, indirme ve arşivleme
Belge çalışma alanındaki arama alanını kullanarak görünen klasör veya dosyalar içinde arayın. Dosyayı indirmek için belge kartındaki indirme bağlantısını kullanın. Aktif olmayan veya erişim yetkisi bulunmayan belgeler listelenmez ve indirilemez.
| İşlem | Kontrol |
|---|---|
| Arama | Sonuçların mevcut klasör ve erişim kapsamına ait olması |
| İndirme | Dosya adı ve içerik türünün beklenen belgeyle eşleşmesi |
| Klasör silme | Alt klasör ve içeriğin de etkilenebileceği |
| Arşivlenmiş belge | Listede ve indirme sonucunda görünmemesi |
Paylaşım ve yetki
Belge erişimi kullanıcıya veya role verilebilir. Belgeleri görüntüle yetkisi modüle erişimi; Belgeleri ve klasörleri yönet klasör ve dosya oluşturma/değiştirmeyi; Belge yetkilerini yönet ise paylaşım hedeflerini düzenlemeyi kontrol eder. Klasör veya belge paylaşımı, aktif şirket dışına erişim vermez.
Yönetici olmayan kullanıcılar oluşturdukları klasör ve belgeler üzerinde yönetim yapabilir; başkasının içeriğinde işlem yapabilmeleri ilgili paylaşım yetkilerine bağlıdır. Paylaşım sırasında kullanıcı ve rol hedefini, okuma veya yazma seviyesini ve doğru şirket bağlamını kontrol edin.
Belgeler ile iş kayıtları arasındaki fark
Bu modüle yüklenen dosya, satış faturası, sözleşme veya başka bir iş kaydını otomatik oluşturmaz ve iş akışını ilerletmez. Resmî kayıt gerekiyorsa ilgili uygulamadaki belgeyi oluşturun; ek dosya için uygun kayıt ilişkilendirme alanını kullanın.