Satın Almadan Ödemeye
Sürece genel bakış
Satın Alma'da teklif talebi hazırlayabilir veya doğrudan taslak sipariş açabilirsiniz. Her iki başlangıç da onay gerektirir. Sipariş ticari anlaşmayı; Stok malın fiziksel kabulünü; Muhasebe tedarikçi borcunu; Finans ödeme ve açık tutarın faturaya uygulanmasını takip eder.
Sipariş vermek malın geldiği anlamına gelmez. Malın gelmesi faturanın muhasebeleştiği anlamına gelmez. Faturanın muhasebeleşmesi de ödemenin yapıldığı anlamına gelmez. Bu kayıtların etkileri Temel İşlem Katmanları makalesinde ayrılır.
Fiziksel kabul ve mali faturalama ayrı kollardır; stok takipli malın sipariş kaynaklı faturalanabilirliği net kabul tarafından sınırlandırılır. Hizmet satırı mal kabul beklemeden faturalanabilir. Ödeme kolu fatura öncesinde başlayabilir. Kısmi kabuller, faturalar ve ödemeler her kolun kalanını ayrı değiştirir.
Başlamadan önce
Aktif şirketi, uygulama erişimini ve yetkileri kontrol edin. Sipariş için bu şirkete ait aktif tedarikçi, satın alınabilir ürün, uygun birim, aktif para birimi ve geçerli ticari şartlar gerekir. Aynı İş Partneri müşteri ve tedarikçi olabilir; satın alma belgesinde tedarikçi rolü gerekir.
Stok bağlantısı kullanılabilirken stok takipli mal için teslim alınacak depo; fiziksel kabul için aktif iç konum; muhasebeleştirme için şirketin hesap/yevmiye yapılandırması gerekir. Ödeme için uygun kasa veya banka finans hesabı hazırlayın. Görüntüleme, oluşturma, onay, kabul, muhasebeleştirme ve ters işlem yetkileri ayrıdır.
Siparişi hazırlayıp onaylayın
Satın Alma Siparişleri listesinden Yeni ile taslak açın veya Teklif Talepleri üzerinden başlayın. Başlığı kaydedip kalemleri ekleyin. Tedarikçi, miktar, fiyat, iskonto, vergi, para birimi ve teslim alınacak depoyu kontrol edip değişiklikleri Kaydet ile saklayın.
Onayla, aynı belgeyi onaylı sipariş aşamasına geçirir; ayrı sipariş kopyası yaratmaz. En az bir aktif ve tutarlı kalem gerekir. Onay ticari bilgileri sabitler ve uygun sonraki işlemleri açar. Otomatik mal kabul, stok rezervasyonu, stok artışı, tedarikçi faturası veya borç kaydı oluşturmaz.
Malı teslim alın
Onaylı siparişten Mal Kabul Oluştur ile stok takipli kalemlerin tamamı veya bir kısmı için Mal Kabul hazırlayın. Siparişin teslim alınacak deposuna ait aktif iç konumu seçin. Lot/seri takipli ürünlerin bilgilerini kabul oluştururken girin.
Hazırla bu girişte stok rezervasyonu yapmaz; kabulü hazır duruma geçirir. Tamamla fiziksel stok girişini ve satın alma kaynaklı değerlemeyi gerçekleştirir. Uygun muhasebe bağlantısı/ayarlarıyla stok değerlemesinin mali kaydı da bu tamamlama işlemine katılır; tedarikçi faturası veya cari borç oluşmaz.
100 adet siparişin 60 adedi tamamlanmış kabuldeyse kabul kalanı 40 adettir. Başka bekleyen kabul yoksa ikinci kabul 40 adet olabilir. Bekleyen taslak/hazır kabuller yeni oluşturulabilir miktarı azaltır. Fazla kabul engellenir; kabul kalanını kapatmak da yeni kabul miktarını azaltır.
Faturalanabilir miktarı kontrol edin
| Satırın niteliği | Sipariş kaynaklı faturalanabilir miktar |
|---|---|
| Stok takipli mal ve kullanılabilir kabul bağlantısı | Tamamlanmış kabul − tamamlanmış tedarikçiye iade − muhasebeleştirilmiş kaynaklı fatura miktarı |
| Hizmet veya stok takipsiz ürün | Sipariş miktarı − muhasebeleştirilmiş kaynaklı fatura miktarı |
| Kabul bilgisi sağlayan bağlantı kullanılamıyorsa | Miktar hesabı sipariş temelini kullanır; bu, stok takipli faturanın muhasebeleştirilebileceği garantisi değildir. |
Negatif kapasite sıfır gösterilir. Bu hesap seçilebilir bir satış faturalama politikası değildir. Sağlayıcı hatası işlem engelidir. Stok takipli faturanın muhasebeleştirilmesi ayrıca sipariş bağlantısı, güvenilir mal kabul değerlemesi ve ilgili stok muhasebe kayıtlarını gerektirir.
Taslak fatura kapasite tüketmez. Örneğin 100 adet siparişten 60 adet net kabulü faturalanıp muhasebeleştirildiyse, henüz kabul edilmeyen 40 adet faturalanamaz. Kalan 40 adet kabul tamamlandığında yeni kaynaklı fatura hazırlanabilir. Kaydetme ve muhasebeleştirmede kapasite yeniden kontrol edilir. Ayrıntılar Tedarikçi Faturaları makalesindedir.
Faturayı muhasebeleştirin
Siparişten Fatura Oluştur ile kaynak bağlantısını koruyan taslak hazırlayın. Doğrudan fatura da mümkündür; hizmet/stok takipsiz satırlar sipariş veya mal kabul gerektirmez. Kaynaksız stok takipli satır taslağa girebilse de muhasebeleştirilemez. Mal kabulden ayrı bir fatura oluşturma yolu yerine siparişin fatura işlemini kullanın.
Kaydet faturayı taslak olarak saklar. Fatura detayındaki Onayla muhasebeleştirme işlemidir; başarılı olduğunda fatura Onaylanmış görünür, yevmiye ve tedarikçi borcunun açık kalemi oluşur. Stok takipli alımın mali kaydı mal alım ara hesabını ve varsa fiyat/kur farkını ele alır; fiziksel stoğu yeniden artırmaz. Bkz. Cari, Açık Kalem ve Bakiye.
Ödemeyi borca uygulayın
Finans'ta Ödemeler listesinden Yön: Ödeme ile kayıt oluşturup muhasebeleştirin. Genel ödeme bir faturayı otomatik seçip kapatmaz. Ödeme detayındaki Mahsuplaştırma bölümünde uygun tedarikçi açık kalemlerine tutarı dağıtın.
Şirket para birimindeki muhasebeleştirilmiş faturadan Ödeme Kaydet başlatılırsa Kaydet, ödeme oluşturma, muhasebeleştirme ve bu faturaya mahsup adımlarını birlikte dener. Mahsup başarısız olduğunda ödeme muhasebeleştirilmiş kalabilir; hata mesajını ve mevcut ödeme detayını incelemeden ikinci ödeme oluşturmayın.
Şirket para birimi TL iken 100.000 TL borca 40.000 TL ödeme mahsup edilirse 60.000 TL borç kalır. Fatura öncesi muhasebeleştirilmiş ödeme açık avans olarak tutulabilir; sonradan uygun faturadaki Avans Uygula ile mevcut ödeme kullanılır. Yeni bir para hareketi gerekmez.
Para birimi ve kur
Sipariş para birimi ticari fiyatları belirler; sipariş kaynaklı fatura aynı para birimini ve satır şartlarını korur. Faturanın kur tarihi varsayılan olarak fatura tarihidir; kaydederken bu tarihin kuru saklanır. Mal kabul değerlemesi ayrı olarak tamamlanma tarihindeki kurla şirket para birimine çevrilir. İndirilebilir KDV stok maliyetine eklenmez.
Ödeme para birimi finans hesabıyla aynı olmalıdır; muhasebeleştirmede ödeme tarihinin kuru kullanılır. Fatura içinden Ödeme Kaydet yabancı para faturada desteklenmez. Genel ödeme ve aynı yabancı para birimindeki açık kalemlerle mahsup ayrı yoldur. Dövizli ödemenin açık döviz tutarının tamamı uygulanmalıdır; karşı fatura kısmi açık kalabilir. Çapraz döviz ve döviz ↔ şirket para birimi mahsup desteklenmez. Desteklenen mahsupta tarihsel mali değerlerden gerçekleşmiş kur farkı doğabilir.
İptal, iade ve ters işlemler
| İşlem | Etkisi ve sınırı |
|---|---|
| Siparişte İptal Et | Açık mal kabuller önce iptal edilmelidir. Tamamlanmış kabul veya kaynaklı taslak veya muhasebeleştirilmiş fatura iptali engeller. |
| Taslak/hazır mal kabulde İptal Et | Fiziksel giriş yapmadan bekleyen kabul miktarını serbest bırakır. Tamamlanmış kabul iptal edilmez. |
| Tamamlanmış kabulden Tedarikçiye İade | Hazırlamada çıkış stoğu rezerve edilir; tamamlamada fiziksel stok azalır. Mali iade otomatik oluşmaz. |
| Faturadan Alış İade / Borçlandırma | Ayrı mali belge ve muhasebeleştirmeyle tedarikçi borcunu düzeltir; fiziksel iade veya otomatik nakit dönüşü değildir. |
| Faturada Ters Kayıt | Muhasebe kaydını tersler; kullanılan açık kalem veya aktif mali iade engel olabilir. Fiziksel mal kabulü geri almaz. |
| Ödemede Ters Çevir | Ödeme mali etkisini ve o ödemeye ait aktif mahsupları geri alır; aktif banka eşleşmesi veya kilit tarihi engel olabilir. |
Alış mali iadesi yalnız şirket ana para birimindeki muhasebeleştirilmiş faturalar için desteklenir; yabancı para faturaya bu yol uygulanmaz. Fiziksel iade net kabulü azaltır, ancak siparişin kabul kapasitesini yeniden açmaz. Alış mali iadesi muhasebeleştirilmiş fatura miktarını kapasiteden düşmez. Net kabul faturalanan miktarın altına düşerse fazla faturalanmış durum görülebilir; otomatik yeni kabul/fatura üretildiğini varsaymayın. Fiziksel İade ve Mali İade ayrımını kullanın.
Siparişin kalanını kapatma
Tedarikçinin artık göndermeyeceği miktar için Kalanı Kapat satır bazında kullanılır. Sipariş miktarını, geçmiş kabulü, faturayı veya ödemeyi değiştirmez. Bekleyen kabuldeki miktar kapatılamaz. Bu işlem sipariş başlığını ayrı bir tamamlandı/kapalı durumuna taşımaz.
Tamamen kabul edilme, tamamen faturalanma ve borcun ödenmesi farklı sonuçlardır. Kabul tamamlanmış veya kalanı kapatılmış olsa da fatura/ödeme açık kalabilir.
Sonucu kontrol etme
Sipariş kalemlerindeki Faturalanan ve Faturalanabilir miktarları; Mal Kabul sekmesindeki kabul, bekleyen, kapatılan, iade ve net kabul bilgilerini karşılaştırın. Mal kabul detayında tamamlanma durumunu ve lot/seri miktarını kontrol edin. Stok hareketinin kaynak kaydını ve varsa muhasebe sonucunu inceleyin.
Tedarikçi faturası listesindeki Ödeme Durumu, fatura Yevmiye Kaydı, ödeme detayındaki açık/uygulanan tutar ve mahsup geçmişi mali sonucu gösterir. Muhasebe Açık Kalemler ve Cari Ekstre raporlarıyla kalan tedarikçi borcunu kontrol edin. Yalnız belge durumuna bakarak tüm sürecin tamamlandığını kabul etmeyin.