Tekliften Tahsilata
Sürece genel bakış
Bu süreç satışın ticari anlaşmasını, fiziksel teslimini ve müşteri alacağının kapanmasını birlikte takip eder. CRM'deki fırsattan yeni bir teklif oluşturabilir, doğrudan teklif hazırlayabilir veya taslak siparişle başlayabilirsiniz. CRM başlangıcı zorunlu değildir.
Siparişin onaylanması ürünün teslim edildiği, faturanın muhasebeleştiği veya ödemenin alındığı anlamına gelmez. Bu sonuçları ayrı kayıtlardan kontrol edin. Kavramsal ayrım için Temel İşlem Katmanları makalesine bakın.
Teslimat ve faturalama iki ayrı koldur. Teslimat şartı, belgenin faturalama politikasına bağlıdır. Fatura öncesi tahsilat da mümkündür; daha sonra uygun açık kaleme uygulanır. Kısmi işlemler her kolun kalanını ayrı değiştirir.
Başlamadan önce
Aktif şirketinizi ve uygulama erişimini kontrol edin. Müşteri olarak kullanılabilen İş Partneri, ürün/birim, para birimi ve gerekli ticari şartlar hazırlanmış olmalıdır. Fiziksel teslimat için Stok bağlantısı; fatura muhasebeleştirmesi için şirket muhasebe yapılandırması; tahsilat için uygun finans hesabı gerekir. Oluşturma, onaylama, teslimat, muhasebeleştirme ve ters işlemler farklı yetkiler gerektirir.
Ticari kaydı hazırlayıp onaylayın
Teklifler bölümünden teklif hazırlayın veya Satış Siparişleri listesinden doğrudan taslak sipariş başlatın. Müşteri, fiyat, vergi, para birimi, faturalama politikası ve gerekiyorsa sevk deposunu onaydan önce kontrol edin. Değişiklikleri önce Kaydet ile saklayın.
Onayla, teklifin aynı kimlik ve kalemlerle sipariş aşamasına geçmesini sağlar; yeni sipariş kopyası yaratmaz. Doğrudan taslak siparişte karşılık gelen işlem Siparişi Oluştur'dur. En az bir aktif kalem gerekir; geçerlilik tarihi geçmiş teklif onaylanamaz. Stok bağlantısı kullanılabilirken stok takipli satır varsa uygun sevk deposu da gerekir.
Fiziksel teslimatı yürütün
Onaylı siparişin stok takipli mal kalemleri için Teslimat Oluştur'u kullanın. Miktarın tamamını veya bir kısmını seçebilirsiniz. Hazırla kullanılabilir stoğu rezerve eder; Tamamla fiziksel stok çıkışını gerçekleştirir. Taslak teslimat hazırlamak veya siparişi onaylamak fiziksel miktarı düşürmez.
Örnek: 10 adet siparişin 6 adedi tamamlanmış teslimatta ise kalan 4 adettir. Bu 4 adedin 2 adedi başka bekleyen teslimatta ise yeni teslimat için 2 adet seçilebilir. Ayrıntılar Teslimatlar makalesindedir. Hizmet veya stok takibine tabi olmayan satırlar aynı fiziksel teslimat yoluna girmez.
Stok–Muhasebe bağlantısı aktif ve uygun stok değerlemesi bulunduğunda teslimatın tamamlanması ayrıca stok maliyetinin muhasebe etkisini oluşturabilir. Bu, müşterinin fatura alacağı değildir; müşteri alacağı fatura muhasebeleştirmesinde doğar. Gerekli stok muhasebe hesabı eksikse tamamlama geri alınabilir; her teslimatın mutlaka maliyet kaydı oluşturduğunu varsaymayın.
Faturalanabilir miktarı kontrol edin
| Politika | Sipariş kaynaklı faturalanabilir miktar |
|---|---|
| Sipariş edilen miktarlar | Sipariş miktarı − muhasebeleştirilmiş fatura miktarı; teslimat beklenmez. |
| Teslim edilen miktarlar | Teslimata tabi satırda tamamlanmış teslimat − muhasebeleştirilmiş fatura miktarı. Teslimata tabi olmayan satırda sipariş miktarı esas alınır. |
Sonuç negatifse sıfır kabul edilir. Teslimat bilgisi kullanılamıyorsa teslim edilen miktar politikası sessizce sipariş miktarına dönmez; işlem engellenir. Taslak faturalar faturalanan miktarı tüketmez; kaydetme ve muhasebeleştirme sırasında kalan yeniden kontrol edilir.
Siparişten fatura hazırlamak ayrı bir taslak fatura oluşturur. Doğrudan fatura da hazırlanabilir; bu yol siparişin teslim/faturalama miktarını güncelleyen kaynak bağlantısı oluşturmaz. Bkz. Satış Faturaları.
Faturayı muhasebeleştirin
Faturayı Kaydet ile hazırlamak mali gerçekleşme değildir. Fatura detayındaki Onayla, ardından Muhasebeleştir, mali kaydı ve müşteri alacağının açık kalemini oluşturur. Ekranda fatura Onaylanmış görünür. Bu, tahsil edildiği anlamına gelmez.
Mali sonuç için Cari, Açık Kalem ve Bakiye ayrımını kullanın. Fatura numarası taslak kaydedilirken atanır; muhasebe kaydının numarası muhasebeleştirmede ayrı oluşur. Bunlar e-Fatura veya yasal e-belge gönderimi kanıtı değildir.
Tahsilatı kaydedip alacağa uygulayın
Finans'ta tahsilat kaydı oluşturup muhasebeleştirebilir, ardından mahsuplaştırma ile uygun fatura açık kalemine tutar dağıtabilirsiniz. Genel tahsilat kaydı kendiliğinden en eski faturayı kapatmaz.
Şirket para birimindeki muhasebeleştirilmiş faturanın Ödeme Kaydet bağlantısı, tahsilatı kaydetme/muhasebeleştirme ve faturaya mahsup işlemlerini aynı kullanıcı akışında başlatır. Mahsup başarısız olursa tahsilat muhasebeleştirilmiş olarak kalabilir; hata mesajını ve ödeme detayını kontrol edin, yeniden para kaydı oluşturmadan mevcut tahsilatı inceleyin.
Şirket para birimi TL olan bir örnekte: 100.000 TL fatura alacağına 40.000 TL tahsilatın tamamı mahsup edilirse faturada 60.000 TL açık kalır. Yalnız tahsilat taslağı oluşturmak bu sonucu sağlamaz. Bkz. Ödeme ve Mahsuplaştırma.
Para birimi ve kur sınırları
Teklif/siparişin para birimi ticari fiyatları belirler. Sipariş kaynaklı fatura aynı para birimi ve ticari satır koşullarını korur; fatura kaydedilirken kur tarihi üzerinden ayrı kur anlık görüntüsü alınır. Tahsilat para birimi finans hesabıyla aynı olmalıdır; mali kur, tahsilatın muhasebeleştirilmesi sırasında ödeme tarihine göre çözülür.
Fatura içinden Ödeme Kaydet yolu yabancı para faturada desteklenmiyor. Genel Finans tahsilatı ve aynı yabancı para birimindeki uygun açık kalemlerle mahsup ayrı yoldur. Çapraz para birimi veya yabancı para ↔ şirket para birimi mahsup desteklenmez. Döviz tahsilatının tamamı uygulanmalıdır; uygun fatura döviz kalanı kısmi kalabilir. Gerçekleşmiş kur farkı desteklenen aynı dövizli mahsupta tarihsel mali değerlere göre hesaplanır; tüm döviz kombinasyonları destekleniyor diye yorumlamayın.
İptal, iade ve ters işlemleri ayırın
| İşlem | Etkisi ve sınırı |
|---|---|
| Teklif iptali | Taslak/gönderildi kaydının ticari durumunu değiştirir. |
| Sipariş iptali | Bekleyen/tamamlanan teslimat veya taslak/muhasebeleştirilmiş fatura varken engellenir. Bağlı belgeleri otomatik iptal etmez. |
| Bekleyen teslimat iptali | Taslak/hazır teslimatı iptal eder; rezervasyon serbest bırakılır. Tamamlanan teslimat bu yolla iptal edilemez. |
| Fiziksel iade | Tamamlanan teslimattan ayrı müşteri iadesi yapılır; tamamlandığında stok geri hareket eder. |
| Mali iade/alacaklandırma | Muhasebeleştirilmiş faturadan ayrı mali düzeltme kaydıdır; fiziksel iade yaratmaz. |
| Fatura ters kaydı | Muhasebeleştirilmiş faturanın mali etkisini ayrı ters kayıtla düzeltir; aktif mali iade ve mahsup gibi bağlı durumlar engel oluşturabilir. |
| Tahsilatı ters çevirme | Mali ters işlem; bu tahsilata ait aktif mahsuplar geri alınır. Aktif banka eşleşmesi varsa önce çözülmelidir. |
Taslak fatura Sil ile kaldırılabilir; muhasebeleştirilmiş faturanın düzeltmesi taslak silme değildir. Ayrıntılar ilgili makalelerde ve Fiziksel İade ve Mali İade kavramındadır. İadeler siparişin teslim/faturalama kapasitesini otomatik yeniden açmaz.
Sonucu nereden kontrol edersiniz?
- Sipariş detayında durum, Teslim Edilen, Faturalanan, Faturalanabilir miktarlar ve bağlı belgeler.
- Teslimat detayında Tamamlandı durumu, depo/konum ve rezervasyon; Stok Stok Hareketleri ekranında kaynak hareket.
- Fatura detayında Onaylanmış, Yevmiye Kaydı ve Ödemeler bağlantıları.
- Muhasebe Açık Kalemler raporunda müşterinin kalan alacağı; Cari Ekstre'de mali hareketler.
- Tahsilat detayında Açık Tutar, uygulanan tutar ve Mahsuplaştırma Geçmişi.
Siparişin Kapalı olması tüm miktarların teslim/fatura edildiği veya alacağın kapandığı anlamına gelmez. Kapatma en az bir tamamlanmış teslimat ya da muhasebeleştirilmiş fatura ve bekleyen belge bulunmaması koşuluyla kalan operasyonu sonlandırır; yeniden açma sunulmaz.