Ana içeriğe geç

Tedarikçi Faturaları

Genel bakış​

Tedarikçi faturası satın alınan ürün veya hizmetin mali belgesidir. Kaydet taslak oluşturur; Onayla muhasebeleştirmeyi gerçekleştirir. Borç ve açık kalem muhasebeleştirmede doğar; fiziksel stok artışı bu işlemin sonucu değildir. Bu belge kaydı e-Fatura gönderimi veya elektronik belge entegrasyonu anlamına gelmez.

Başlamadan önce​

Aktif şirkete ait aktif tedarikçi, aktif para birimi, geçerli satırlar ve şirket muhasebe ayarları gerekir. Düzenleme, muhasebeleştirme ve ters kayıt yetkileri ayrıdır. Sipariş kaynaklı faturada onaylı kaynak sipariş ve pozitif faturalanabilir miktar gerekir. Stok takipli mal için ayrıca güvenilir kabul değerlemesi ve ilgili stok muhasebe kayıtları gerekir.

Siparişten fatura oluşturma​

Onaylı Satın Alma Siparişinde Fatura Oluştur'u kullanın. Faturalanabilir miktarı pozitif satırlar taslağa taşınır; hiç uygun satır yoksa boş fatura açılmaz. Tedarikçi, para birimi, ödeme koşulu, ürün, açıklama, birim, fiyat, iskonto, vergi ve kaynak satır bağlantısı taşınır.

Miktarı uygun kısmi miktara düşürebilirsiniz. Kaynaklı satırın ürün/birim/fiyat/iskonto/vergi şartları siparişle aynı kalmalıdır; farklı ticari şartlarla kaydetme veya muhasebeleştirme reddedilir. Sipariş bağlantısı miktar tüketimini ve izlenebilirliği sağlar. Mal kabul ekranından bağımsız bir fatura oluşturma yolu yerine sipariş üzerinden ilerleyin.

Faturalanabilir miktar​

SatırEsas alınan miktar
Stok takipli mal, kullanılabilir kabul bağlantısıTamamlanmış kabul − tamamlanmış tedarikçiye iade
Hizmet veya stok takipsiz ürünSipariş miktarı
Kabul bağlantısı kullanılamıyorsaMiktar hesabında sipariş miktarı; stok satırının muhasebeleştirilmesi ayrıca engellenebilir.

Bu temelden yalnız muhasebeleştirilmiş kaynaklı faturaların miktarı düşülür; sonuç sıfırın altına inmez. Seçilebilir bir sipariş/kabul faturalama politikası alanı yoktur. Sağlayıcı hata verirse işlem engellenir; kullanılabilir sağlayıcının stok takipli satır gerçeği eksikse miktar uydurulmaz.

Kısmi fatura ve taslaklar​

100 adet siparişte 60 adet net kabul varsa 60 adede kadar kaynaklı fatura hazırlanabilir. Bu 60 adet muhasebeleştirildiğinde kapasite sıfırdır. Kalan 40 adet kabul tamamlandığında 40 adet yeni fatura hazırlanabilir. Hizmette 100 adet siparişin 60 adedi muhasebeleştirildiyse 40 adet kalır; mal kabul gerekmez.

Taslaklar kapasite tüketmediğinden aynı miktar için birden fazla taslak bulunabilir. Bu, hepsinin muhasebeleştirilebileceği anlamına gelmez: kaydetme ve muhasebeleştirmede güncel kapasite kontrol edilir. Arada başka fatura muhasebeleştirildiyse kalan ve tutarlar değişebilir; hatayı okuyup taslağı yeniden kontrol ederek kaydedin.

Alış mali iadesi muhasebeleştirilmiş fatura miktarını geri açmaz. Başarılı fatura ters kaydı tüketimden çıkar; yeniden faturalanabilirlik güncel net kabul ve diğer faturalarla yeniden hesaplanır.

Doğrudan fatura​

Tedarikçi Faturaları listesinden Yeni ile siparişsiz taslak hazırlayabilirsiniz. Tedarikçi, Tedarikçi Fatura No, Fatura Tarihi, Kayıt Tarihi, Vade, para birimi ve kalemleri girin. En az bir satır gerekir. Pozitif miktar, negatif olmayan birim fiyat, 0–100 iskonto ve açıklama kontrol edilir. Doğrudan satırda ürün seçimi zorunlu olmayabilir; muhasebeleştirmede uygun gider hesabı gerekir.

Hizmet/stok takipsiz veya uygun ürünsüz gider satırı, sipariş ve mal kabul olmadan muhasebeleştirilebilir. Kaynaksız stok takipli ürün satırı taslakta kaydedilebilse de muhasebeleştirilemez. Stok takipli alım için onaylı sipariş ve değerlenmiş mal kabul yolunu kullanın. Doğrudan fatura siparişin kabul/faturalama kapasitesini kaynaklı fatura gibi tüketmez.

Tarihler, fiyat, vergi ve para birimi​

Tedarikçi fatura numarasının aynı şirket/tedarikçi kapsamında tekrar kullanımı kontrol edilir. Ödeme koşulu vade önerisine kaynak olabilir; manuel vade kontrol edilmelidir. Fatura tarihi ile mali Kayıt Tarihi farklı anlam taşır.

Kaynaklı fatura sipariş para birimini ve ticari/vergi şartlarını korur. Doğrudan satırda aktif alış/her iki kullanım vergisi seçilebilir; vergisiz satır da mümkündür. Fatura kur tarihi varsayılan olarak fatura tarihidir; kaydederken sistem bu tarihin kurunu çözüp saklar. Gösterilen kur önizlemesini kontrol edin; sipariş veya mal kabul tarihindeki kurun otomatik aynı olduğunu varsaymayın. Bkz. Birimler ve Para Birimleri.

Muhasebeleştirme ve açık borç​

Taslağı Kaydet, sonra detayda Onayla ile muhasebeleştirin. Başarılı sonuç Onaylanmış durumudur; Yevmiye Kaydı üzerinden mali kaydı inceleyin. Şirket ayarları, uygun hesaplar, vergi/kur ve açık dönem koşulları gerekir. Hata halinde durumu ve mesajı kontrol edin.

Muhasebeleştirme tedarikçi borcunun açık kalemini oluşturur. Stok takipli malda mal alım ara hesabı, kabul değerlemesi ve varsa fiyat/kur farkı ele alınır; hizmet/gider satırında uygun gider hesabı kullanılır. Kaynaksız stok satırı, kullanılamayan değerleme bağlantısı, güvenilir değerleme veya bağlı stok mali kaydı eksikliği muhasebeleştirmeyi engeller. Fatura muhasebeleştirmesi fiziksel stoğu tekrar artırmaz.

Ödeme ve avans​

Şirket para birimindeki muhasebeleştirilmiş, açık tutarı olan faturada Ödeme Kaydet yolunu kullanabilirsiniz. Bu formdaki Kaydet ödeme oluşturma/muhasebeleştirme ve faturaya mahsup adımlarını dener. Genel Finans ödeme kaydı ise otomatik faturaya uygulanmaz. Yabancı para faturadan bu doğrudan ödeme yolu desteklenmez.

Fatura öncesinde muhasebeleştirilmiş uygun açık ödeme varsa Avans Uygula mevcut ödemeyi borca uygular. Şirket/tedarikçi/cari hesap/para birimi uygunluğu gerekir. Kısmi ödeme, döviz sınırları ve başarısız mahsup sonrası kontrol için Tahsilat ve Ödeme ve Mahsuplaştırma makalelerini kullanın.

Mali iade, silme ve ters kayıt​

Taslak fatura için silme yolu vardır; muhasebeleştirilmiş belge taslak gibi silinmez. Alış İade / Borçlandırma yalnız şirket ana para birimindeki muhasebeleştirilmiş faturalar için desteklenen ayrı mali düzeltme belgesidir; yabancı para faturada bu yol desteklenmez. Muhasebeleştirildiğinde tedarikçi borcuna karşı yönde açık kalem oluşturur; bu kayıt tek başına ödeme veya orijinal borçla mahsup değildir. Fiziksel malı tedarikçiye göndermez.

Muhasebeleştirilmiş faturada Ters Kayıt mali kaydı tersler. Aktif muhasebeleştirilmiş alış iade/borçlandırması varsa önce o belge ele alınmalıdır. Kullanılmış açık kalem ve kilit tarih gibi engeller de ters kaydı durdurabilir. Mal kabul ve ödeme ayrı işlemler olarak korunur; bkz. İadeler ve Belge Yaşam Döngüsü.

Sonucu kontrol etme​

Fatura listesinde durum ve Ödeme Durumu, detayda toplamlar/kaynak bağlantısı ve Yevmiye Kaydı kontrol edilir. Muhasebe Açık Kalemler ve Cari Ekstre ile borç kalanı; ödeme detayında uygulanan/açık tutar ve mahsup geçmişi karşılaştırılır. Siparişin tamamen kabul edilmiş olması faturanın ödendiği anlamına gelmez.

İlgili konular​

Muhasebe bağlantıları​

Tedarikçi borcu, vergi ve mal kabul karşı hesabının ilişkisi Muhasebe ve Stok Muhasebesinde açıklanır. Kur kopyası ve ters kayıt/kilit tarihi kaynağın mevcut akışından ayrı bir fatura değildir.